Vertrag zur Auftragsverarbeitung

 

I Klausel 1 - Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

 

II Klausel 2 - Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

 

III Klausel 3 - Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

 

IV Klausel 4 - Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

 

V Klausel 5 – Kopplungsklausel

a) Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.

b) Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.

c) Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

 

VI Klausel 6 - Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

 

VII Klausel 7 - Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Der Auftragsverarbeiter darf keinen seiner Verarbeitungsvorgänge, die er im Auftrag des Verantwortlichen gemäß diesen Klauseln durchführt, ohne vorherige gesonderte schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen an einen Unterauftragsverarbeiter untervergeben. Der Auftragsverarbeiter reicht den Antrag auf die gesonderte Genehmigung mindestens [ZEITRAUM ANGEBEN] vor der Beauftragung des betreffenden Unterauftragsverarbeiters zusammen mit den Informationen ein, die der Verantwortliche benötigt, um über die Genehmigung zu entscheiden. Die Liste der vom Verantwortlichen genehmigten Unterauftragsverarbeiter findet sich in Anhang IV. Die Parteien halten Anhang IV jeweils auf dem neuesten Stand.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

 

VIII Klausel 8 - Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

 

IX Klausel 9 - Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

 

X Klausel 10 - Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

 

 

 

Anhang: Vertragspartner

Anhang: Technisch-Organisatorische Maßnahmen

Anhang: Subunternehmer

Anhang: Gegenstand der Auftragsverarbeitung

 

Anhang: Vertragspartner

 

Auftragsverarbeiter

Jobcluster Deutschland GmbH

Fuldaer Straße 13

36124 Eichenzell

Deutschland

Telefon: 06659 98600 50

E-Mail: service@jobcluster.de

 

Verantwortlicher

 

Anhang: Subunternehmer

 

Name	Adresse	Leistung
Hetzner Online GmbH	Industriestr. 25 91710 Gunzenhausen Deutschland	Hosting

 

Anhang: Gegenstand der Auftragsverarbeitung

 

Art der Daten

Bewerberdaten, insbesondere

Name
Adress- und Kontaktdaten
E-Mail-Adresse
Kommunikationsdaten
Qualifikationen und Berufserfahrungen
Gesundheitliche Einschränkungen
Zeugnisse und Referenzen

 

Datenschutzrelevante Unterlagen mit personenbezogenen Daten von Kunden

Art und Zweck der Datenverarbeitung

Überlassung von Softwareanwendungen zur Nutzung über das Internet (Bewerbermanagementsystem) und die Speicherung von Daten des Kunden, eingegangenen Bewerbungen und Ablauf des Bewerbungsprozesses auf Servern des Rechenzentrums.

Dauer:
Die Dauer der Datenverarbeitung korrespondiert mit der Laufzeit des Hauptvertrages.

Jobcluster verarbeitet personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter ihrer Kunden, um die Nutzung der Software und Dienste im Rahmen des Hauptvertrages nach dokumentierten Weisungen des Kunden zu ermöglichen.

Kategorie der betroffenen Personen

Kunden von Jobcluster und deren Beschäftigte

Bewerber

 

Technische / Organisatorische Maßnahmen der Jobcluster Deutschland GmbH

Stand: 01.09.2023

 

Bei der Jobcluster Deutschland GmbH sind nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO getroffen worden:

1. Vertraulichkeit

Zutrittskontrolle

DieBüroräume der Jobcluster Deutschland GmbH befinden sich in einem Bürohaus in Eichenzell.

Die Zugänge zum Bürohaus und auch zu den Büroräumen der Jobcluster Deutschland GmbH sind Tag und Nacht verschlossen. Zugang zu dem Bürohaus haben nur der ein Mieter und die Mitarbeiter der Jobcluster Deutschland GmbH.

Die Schlüsselvergabe und das Schlüsselmanagement erfolgt nach einem definierten Prozess, der sowohl zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses als auch zum Ende eines Arbeitsverhältnisses die Erteilung bzw. den Entzug von Zutrittsberechtigungen für Räume regelt.

Zutrittsberechtigungen werden einem Beschäftigten erst erteilt, wenn dies durch den jeweiligen Vorgesetzten angefordert wurde. Bei der Vergabe von Berechtigungen wird dem Grundsatz der Erforderlichkeit Rechnung getragen.

Besucher erhalten erst nach Türöffnung durch den Empfang Zutritt zu dem Bürohaus und dann den Büroräumen. Der Empfang kann die Eingangstür einsehen und trägt Sorge dafür, dass jeder Besucher sich beim Empfang meldet.

Besucher dürfen sich nicht ohne Begleitung in den Büroräumen frei bewegen.

Zugangskontrolle

Für die Zugangskontrolle sind nachfolgende Maßnahmen von Jobcluster Deutschland GmbH getroffen worden:

Um Zugang zu IT-Systemen zu erhalten, müssen Nutzer über eine entsprechende Zugangsberechtigung verfügen. Hierzu werden entsprechende Benutzerberechtigungen von Administratoren vergeben. Dies jedoch nur, wenn dies von dem jeweiligen Vorgesetzten beantragt wurde. Der Antrag kann auch über die Personalabteilung gestellt werden.

Der Benutzer erhält dann einen Benutzernamen und ein Initialpasswort, das bei erster Anmeldung geändert werden muss. Die Passwortvorgaben beinhalten eine Mindestpasswortlänge von 8 Zeichen, wobei das Passwort auf Groß-/Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehen muss.

Passwörter werden alle 90 Tage gewechselt. Office 365 (EU) Accounts werden nach Microsoft Empfehlungen ohne ablaufende Passwörter ausgestattet und mit einer Mindestpasswortlange von 8 Zeichen, wobei das Passwort aus Groß-/Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehen muss. Der Zugang zum Salesforce CRM System wird mit Passwörtern versehen, die nach 90 Tagen ablaufen und mit einer Mindestpasswortlange von 8 Zeichen, wobei das Passwort aus Groß-/Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehen muss, versehen. Nach Erforderlichkeit werden Zugriffs IP-Adressen und oder die Zeiten des Zugriffs eingeschränkt.

Eine Passworthistorie ist hinterlegt. So wird sichergestellt, dass die vergangenen 10 Passwörter nicht noch einmal verwendet werden können.

Fehlerhafte Anmeldeversuche werden protokolliert. Bei 3-maliger Fehleingabe erfolgt eine Sperrung des jeweiligen Benutzer-Accounts.

Remote-Zugriffe auf IT-Systeme der Jobcluster Deutschland GmbH erfolgen stets über verschlüsselte Verbindungen.

Auf den Servern der Jobcluster Deutschland GmbH ist ein Intrusion-Prevention-System im Einsatz. Alle Server- und Client-Systeme verfügen über Virenschutzsoftware, bei der eine tagesaktuelle Versorgung mit Signaturupdates gewährleistet ist.

Alle Server sind durch Firewalls geschützt, die stets gewartet und mit Updates und Patches versorgt werden.

Der Zugriff von Servern und Clients auf das Internet und der Zugriff auf diese Systeme über das Internet ist ebenfalls durch Firewalls gesichert. So ist auch gewährleistet, dass nur die für die jeweilige Kommunikation erforderlichen Ports nutzbar sind. Alle anderen Ports sind entsprechend gesperrt.

Alle Mitarbeiter sind angewiesen, ihre IT-Systeme zu sperren, wenn sie diese verlassen.

Passwörter werden grundsätzlich verschlüsselt gespeichert.

Zugriffskontrolle

Berechtigungen für IT-Systeme und Applikationen der Jobcluster Deutschland GmbH werden ausschließlich von Administratoren eingerichtet.

Berechtigungen werden grundsätzlich nach dem Need-to-Know-Prinzip vergeben. Es erhalten demnach nur die Personen Zugriffsrechte auf Daten, Datenbanken oder Applikationen, die diese Daten, Anwendungen oder Datenbanken warten und pflegen bzw. in der Entwicklung tätig sind.

Voraussetzung ist eine entsprechende Anforderung der Berechtigung für einen Mitarbeiter durch einen Vorgesetzten.

Es gibt ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit der Möglichkeit der differenzierten Vergabe von Zugriffsberechtigungen, das sicherstellt, dass Beschäftigte abhängig von ihrem jeweiligen Aufgabengebiet und ggf. projektbasiert Zugriffsrechte auf Applikationen und Daten erhalten.

Die Vernichtung von Datenträgern und Papier erfolgt intern unter Beachtung der DIN 66399 gewährleistet.

Alle Mitarbeiter bei Jobcluster Deutschland GmbH sind angewiesen, Informationen mit personenbezogenen Daten und/oder Informationen über Projekte in die hierfür ausgewiesenen Vernichtungsbehältnisse einzuwerfen.

Beschäftigten ist es grundsätzlich untersagt, nicht genehmigte Software auf den IT-Systemen zu installieren.

Alle Server- und Client-Systeme werden regelmäßig mit Sicherheits-Updates aktualisiert.

Trennung

Alle von Jobcluster Deutschland GmbH für Kunden eingesetzten IT-Systeme sind mandantenfähig. Die Trennung von Daten von verschiedenen Kunden ist stets gewährleistet; Daten eines Mandanten sind damit vor dem Zugriff durch andere Mandanten geschützt.

Bei Softwareapplikationen, mit welchen personenbezogene Daten verarbeitet werden, existiert eine Trennung von Testsystemen und Produktivsystemen; nur mit Produktivsystemen werden Echtdaten verarbeitet.

Backups zur Sicherung von Daten erfolgen auf physisch und örtlich von den Produktivsystemen getrennten Systemen.

Softwareapplikationen und Dateiablage-Systeme, auf welche mehrere Benutzer Zugriff haben, sind mit einem Berechtigungssystem ausgestattet.

Die Verarbeitung und ggf. Weitergabe von personenbezogenen Daten erfolgt nur zu den festgelegten Zwecken.

 

Pseudonymisierung & Verschlüsselung

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt in pseudonymisierter Form.

Ein administrativer Zugriff auf Serversysteme erfolgt grundsätzlich über verschlüsselte Verbindungen.

Festplatten in Servern und allen eingesetzten Clients (Laptops/Notebooks/PCs) werden verschlüsselt. Zusätzlich sind Datenbanken verschlüsselt.

Zur Datenweitergabe werden verschlüsselte Verbindungen wie https (Webseite) oder FTP Server) genutzt.

Es wird die aktuelle Version des TLS Verschlüsselungsprotokolls verwendet.

E-Mail-Versand mit sensiblem Inhalt (sensibler In-Mail-Inhalt oder sensible Anhänge) erfolgt End-to-End-verschlüsselt oder unter Einsatz vergleichbarer Schutzmaßnahmen .

2. Integrität

Eingabekontrolle

Die Eingabe, Änderung und Löschung von personenbezogenen Daten, die von Jobcluster Deutschland GmbH im Auftrag verarbeitet werden, wird grundsätzlich protokolliert.

Mitarbeiter sind verpflichtet, stets mit ihren eigenen Accounts zu arbeiten. Benutzeraccounts dürfen nicht mit anderen Personen geteilt bzw. gemeinsam genutzt werden.

Weitergabekontrolle

Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten, die im Auftrag von Kunden von Jobcluster Deutschland GmbH erfolgt, darf jeweils nur in dem Umfang, wie erfolgen, wie dies mit dem Kunden abgestimmt oder soweit dies zur Erbringung der vertraglichen Leistungen für den Kunden erforderlich ist.

Alle Mitarbeiter, die in einem Kundenprojekt arbeiten, werden im Hinblick auf die zulässige Nutzung von Daten und die Modalitäten einer Weitergabe von Daten instruiert.

Soweit möglich werden Daten verschlüsselt an Empfänger übertragen.

Die Nutzung von privaten Datenträgern ist den Beschäftigten bei Jobcluster Deutschland GmbH im Zusammenhang mit Kundenprojekten untersagt.

Mitarbeiter bei Jobcluster Deutschland GmbH werden regelmäßig zu Datenschutzthemen geschult. Alle Mitarbeiter sind auf zu einem vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet worden.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Daten auf Serversystemen von Jobcluster Deutschland GmbH sowie Daten der relevanten Systeme für die Verarbeitung personenbezogener Daten werden mindestens täglich inkrementell und wöchentlich „voll“ gesichert. Die Sicherungsmedien werden verschlüsselt an einen physisch getrennten Ort aufbewahrt.

Auf Clients und Servern werden Updates und Sicherheitspatches regelmäßig eingespielt.

Das Einspielen/Rücksichern von Backups und damit die Wiederherstellung der vollständigen Datenbestände wird regelmäßig getestet.

Die IT-Systeme verfügen über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung. Im Serverraum befindet sich eine Brandmeldeanlage sowie eine CO2-Löschanlage. Alle Serversysteme unterliegen einem Monitoring, das im Falle von Störungen unverzüglich Meldungen an einen Administrator auslöst.

Es gibt bei Jobcluster Deutschland GmbH einen Notfallplan, der auch einen Wiederanlaufplan beinhaltet.

Die Belastbarkeit der zur Leistungserbringung gegenüber Kunden eingesetzten Systeme wird projektbezogen durch Penetrationstests externer, spezialisierter Dienstleister überprüft.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

Datenschutzmanagement

Bei der Jobcluster Deutschland GmbH ist ein Datenschutzmanagement implementiert. Es gibt eine Leitlinie zu Datenschutz und Datensicherheit und Richtlinien, mit denen die Umsetzung der Ziele der Leitlinie gewährleistet wird.

Es ist Datenschutz- und Informationssicherheits-Team (DST) eingerichtet, das Maßnahmen im Bereich von Datenschutz und Datensicherheit plant, umsetzt, evaluiert und Anpassungen vornimmt.

Die Richtlinien werden regelmäßig im Hinblick auf ihre Wirksamkeit evaluiert und angepasst.

Eine Überprüfung der Wirksamkeit dieser technisch-organisatorischen Maßnahmen findet jährlich statt, dies umfasst die Anpassung der technisch-organisatorischen Maßnahmen auf Grundlage der bei der Überprüfung identifizierten Anpassungsbedarfe.

Incident-Response-Management

Es ist sichergestellt, dass Datenschutzvorfälle von allen Mitarbeitern erkannt und unverzüglich dem DST gemeldet werden. Dieses wird den Vorfall sofort untersuchen.

Um die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen sind entsprechende Prozesse und Notfallpläne, einschließlich Wiederanlaufpläne definiert. Verantwortlich ist der bei der Jobcluster Deutschland GmbH bestellte Informationssicherheits-Beauftragte, der auch als Teil des DST agiert.

Soweit Daten betroffen sind, die im Auftrag von Kunden verarbeitet werden, wird Sorge dafür getragen, dass diese unverzüglich über Art und Umfang des Vorfalls informiert werden.

Bei der Verarbeitung von Daten für eigene Zwecke wird im Falle des Vorliegens der Voraussetzungen des Art. 33 DSGVO eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Kenntnis von dem Vorfall erfolgen.

Auftragskontrolle

Die Verarbeitung der Datenhaltung erfolgt ausschließlich in der Europäischen Union.

Bei der Jobcluster Deutschland GmbH ist ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter benannt, der telefonisch unter +49 6659 986 00 0 oder per E-Mail unter datenschutz@jobcluster.de erreichbar ist.

Bei der Einbindung von externen Dienstleistern oder Dritten wird entsprechend den Vorgaben jeweils anzuwendenden Datenschutzrechts ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach zuvor durchgeführter Überprüfung durch den Datenschutzbeauftragten von Jobcluster Deutschland GmbH abgeschlossen. Auftragnehmer werden auch während des Vertragsverhältnisses regelmäßig kontrolliert.

Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Bei der Jobcluster Deutschland GmbH wird schon bei der Entwicklung der Software Sorge dafür getragen, dass dem Grundsatz der Erforderlichkeit schon im Zusammenhang mit Benutzer-Interfaces Rechnung getragen wird. So sind z.B. Formularfelder, Bildschirmmasken flexibel gestaltbar. So können Pflichtfelder vorgesehen oder Felder deaktiviert werden.

Eine grundsätzliche Entwicklungsvorgabe ist ein KISS-Prinzip (Keep It Simple Stupid) so werden zu keinem Zeitpunkt Daten abgefragt. die nicht für den Geschäftsprozess erforderlich sind und es wird auf externe Bibliotheken und verzichtet.

Die erhobenen Daten werden nur auf ausdrücklichen Auftrag hin an Drittanbieter weitergegeben.

Berechtigungen auf Daten oder Applikationen können flexibel und granular mit einem Rechtesystem gesetzt werden.

1m Zuge regelmäßiger Aufräumarbeiten werden sämtliche nicht für rechtliche Zwecke erforderlichen Daten vollständig gelöscht.

Die von Jobcluster entwickelte Software ist bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland auf einem selbstverwalteten und gesicherten Server gehostet, die von Hetzner definierten TOMs sind hier einsehbar:

https://www.hetzner.com/AV/TOM.pdf

Eine Kundenregistrierung ist nur mit einem Opt-In möglich.

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